GTD 가 뭐지?
Getting Things Done
데이비드 앨런(David Allen)이 저술한 같은 이름의 책 제목에서 유래한 시간 관리 개념이다.
저서에는 사람들이 효율적으로 시간을 관리하여 자신이 하고자 하는 일을 깔끔하게 해결하는 방법을 정리했으며, 중요한 특징중의 하나가 바로
“스트레스 제로(O)를 위한 일처리 기법” 이라는 것이다.
바쁜 현대인들의 대부분은 이런 저런 수많은 처리해야 할 일거리들이 머리속에서 맴돌고 있고, 이런 이유로 스트레스를 받으며 당장 해야 하는(또는 할 수 있는) 간단한 일도 제대로 집중하지 못하거나 놓치고 지나가는 경우가 비일비재하다.
몸은 하나인데 머리속에서는 이런저런 일들의 처리와 계획을 Multi Process으로 진행하게 되는 그런 상황이랄까?
컴퓨터야 뭐 그럭저럭 까먹지 않고 정확하게 실행하기나 한다지만 인간은......
그래서 어떻게 하라고?
각설하고 GTD는 당장 할 수 있는 일부터 처리하는 방법론을 의미한다. 내 생활속 널려있는 할 일들을 정리하고 현재 해야 할 일에 보다 더 집중 할 수 있도록 하는 것이다.
현재의 상황에서 바로 할 수 있는 일, 특히 2분정도의 시간내에 할 수 있는 일(뭐 개념상 몇분일뿐 바로 할 수 있는 일들을 의미함) 이라면
묻지도 따지지도 말고 그 일들을 우선적으로 제일 먼저 처리한 후 머리속에서 지우고, 그 일들로 인해 스트레스 받지 말라는 것이다.
그리고 남은 일들은 실행 계획을 수립하고, 하지 않을 것 같은 일들은 과감하게 삭제해 버리고 머리속에서도 지우자.
나중에 하긴 해야 하는데... 라고 판단되는 일들은 대부분 구체적이지도 않고 지금 바로 해야 할 일은 아닐 경우가 대부분이다.
이런 일들은 언젠가(SomeDay) 해야 할 일로 잠시 미루어 두자. (메모같은 기록의 필요성)
GTD는, 중요한 일이든 사소한 일이든 간에 바로 할 수 있는 일들을 최우선적으로 처리하면서 쌓여 있는 일들을 효율적으로 정리해 가라고 얘기하는 것이다.
(캬~~~ 난 이런 행동파같은 부분이 너무 좋아!!)
엉덩이와 궁뎅이
ToDo리스트와 GTD는 무엇이 다를까?
사실 개인적인 생각은 크게 다르지 않다.
다른점이라면 우선순위를 정하는 개념적 기준이 되는 방법론이 조금 다르기 때문에 처리순서와 분류 기법이 조금 다르다고 할까?
본인의 일처리 상황에 적절한 방법을 그때 그때마다 본인이 선택해서 적용하고 실천하면 된다.
GTD개념에서는 할일을 특별히 Action이라고 하는데, 보다 구체화된 Next Action 을 의미한다.
예를 들자면 내가 해야 할 일 중에 '사무실PC교체' 라는 ToDo리스트가 있다고 가정하면, GTD에서는 이를 조금 더 구체적인 실행계획을 요구한다.
즉, 컴퓨터가격정보를 비교 검색한 후 어떤 사양의 컴퓨터를 구매할 건지 결정하고, 전자상가에 가서 직접 발품팔면서 컴퓨터를 살건지 아니면 인터넷으로 주문할 건지, 중고거래사이트에서 구매 할 것인지를 결정하면, '사무실PC교체'라는 하나의 할일이 보다 구체화되고 명확해 지므로 실행에 옮기기에 훨씬 수월할 것이다. 이를 Project라고 표현한다.
하지만 이렇게 구체화하고 그룹화 하는 것이 GTD에서만 가능하면 ToDo와 GTD의 차이점이라고 할 수 있겠으나, 일반적인 ToDo리스트를 사용할때 구체화 하고 우선순위를 어디에 두는가 하는 결정은 사용자가 상황에 맞게 적용하면 되므로 개념의 차이도 특별히 구분할 필요가 있을까 싶다.
엉덩이나 궁뎅이나 다 같은 것 아니겠는가 ?
중요한 것은 이러한 방법론적인 틀에 너무 얽매이지 말라는 것이다.
여러가지 개념들이 혼합된 다양한 방식으로 본인의 많은 할일들을 처리하고 효율적으로 관리해 가며 실천하는 것이 가장 이상적인 방법일 것이다.
이러한 방법론이나 Tool을 적용하는 것은 실천을 위한 보조 도구이지 절대 Main이 아님을 분명히 이해하자.
일처리 자체가 Main이 되어야지, 도구가 Main이 되면 그 자체가 스트레스가 되기도 한다.
시작을 어떻게 하지?
앞서 설명한 바와 같이, GTD의 시작은 머리속에 있는 모든 할 일들을 꺼내서 한곳에 모아 놓은 것이 가장 중요한 첫 번째 시작이다.
중요한 일이든 사소한 일이든, 큰일, 작은일, 미팅약속, 위시리스트, 일기, 여행계획, 청소하기, 이메일 보내기 등등 본인이 행동하는 사소한 모든일을 한곳에 기록하는 것이다.
이게 가장 중요한 일이며, 매일 꾸준히 이러한 일들을 기록하고 확인할 수 있도록 리스트화 해야 한다. 이러한 리스트를 모아 놓는 곳을 특별히 수집함(InBox)이라고 한다. 수집함 속에 모든 할일들을 모아 놓고, 하나씩 둘씩 분류를 하는 것이 바로 두 번째 과정이다.
이후부터는 InBox서랍속에 수집된 일들을 비우기 위한 작업들을 진행한다. 한곳에 모아 놓고 보면 2분정도 내에 할 수 있는 일, 그리고 일정이 정해져 있거나 혹은 나중에 해야 할일인 경우도 있을 것이다. 단순한 메모나 일기장 같은 내용일 수도 있고 하지 않게 될것 같은 일들도 있을 것이다. (할 일이 아닌 기록이라면 InBox서랍에서 MEMO서랍속으로 옮겨놓자)
바로 처리할 수 있는 일들은 미루지 말고 처리한 후에 InBox에서 제거(정확하게는 Delete 가 아닌 Done 개념)한다. 나중에 언젠가는 꼭 해야 할 일들이라면 SomeDay그룹으로 살짝 보류해 놓고, 같이 처리해야 할 성격들의 여러가지 일들이라면 Project라는 그룹으로 묶어서 처리할 계획을 만들어 보는 것이다.
이제 수집함(InBox)에 남아 있는 일들은 하지 않아도 되거나 구체화 되지 않은 막연한 일들만 남게 될 것이다. 이러한 일들은 과감하게 제거(Delete)하고 머리속에서 지워버리자.
이렇게 분류하고 일처리를 해가며 InBox에 남아있는 할일이 없도록 꾸준히 관리해 가는 것이 바로 세 번째 과정이라고 보면 된다. 이러한 일련의 과정들을 수시로 반복하면서 InBox에 등록되어 있는 일이 없게끔 하는 것이, 자연스럽게 일처리 방법론에 따라 계획적인 생활을 유지해 가는 것이다.
아래 그림의 반복이라고 보면 될 것이다.
<참고> 도표에는 빠져있지만, 위임/처리완료/알림 등등 몇가지 서랍과 기능들이 더 있다고 보면 된다.
프로그램기능 vs 실천의지
결국은 실천이 문제지 방법이 문제겠는가?
스마트폰이 없던 시절, 웬만한 직장인들은 거의 다이어리 한 두개 정도는 들고 다녔었다. 빽빽한 일정들을 적어 놓고, 중요한 내용들은 다이어리 빈 공간에 메모해 가며 그렇게 일처리를 했었다. 누군가의 연락처가 필요하면 적어놓았을 법한 다이어리 안에 빼곡한 내용들 속에서 찾아 보곤 했었다.
과거에 그랬단 얘기고 지금은 21세기 멋진 세상이 아니던가? 이미 많은이들이 IT 기술을 적극 활용하고 있으며 좋은 프로그램들이 무척이나 많다는 얘기다. (우스갯소리로 내가 중고딩때 20xx년대가 되면 우주여행은 일상이고 외계인들과 왕래하고 있을 줄 알았었다. ㅋㅋ)
갑자기 삼천포로 빠질라고 하네? 암튼 요즘은 과거의 다이어리 역할을 대신하는, 아니 그보다 더 효율적인 훌륭한 프로그램들이 무척 많다. 대표적으로 프랭클린다이어리는 다들 많이 들어봤을테고, 이외에도 엄청 많은 ToDo관리 앱들이 있으며 이런 앱들의 역할은 거의 비슷하다. 편리한 기록과 함께 검색이 쉽고 적절한 알림 기능들이 지원되는 프로그램들 중 나에게 맞는 것을 선택해 사용하면 되는 것 이다.
필자의 경우 독일 회사가 만든 Wunderlist 라는 프로그램이 Simple하게 사용하기 너무 편해서 꽤 오랫동안 사용해왔었다. (물론 무료버전으로) 그런데 이 프로그램이 2020년도엔가 서비스를 종료하고 MS로 인수되면서 MS-Todo서비스로 바뀐 뒤 내가 사용해 왔던 처리 스타일과 맞지 않는 듯 하여 지금은 특별히 사용하는 Todo앱이 없는 상황이다.
그러다 문득 들었던 생각이 ‘Wunderlist를 사용할 때 개인적으로 아쉬웠던 기능들을 추가해서 내가 앱을 함 맹글어 볼까?’ 라는 생각을 하게 되었고, 다른 일 하면서 틈틈이 작업해왔던 것이 어느 정도 구체화 되었기에 이렇게 기록을 남겨 본다.
메인화면 Layout은 휴대폰으로 스케치하고, Database Schema도 설계해 가면서, Server API와 Client App을 동시 작업 진행했다.
예전에 대학에서 몇년간 Database 강의도 했었는데 한동안 안 쓰다보니 기본적인 문법도 까먹었더라. 이래서 사람은 계속 공부를 해야 해….. ㅋㅋ
구체적인 프로그램 구성과 사용법 및 기능 설명은 좀 더 다듬어 놓은 후에야 올려 볼까 한다.
아직도 할일이 너무 많다. 비록 나만 사용 할지언정 끝은 봐야지. ㅠㅠ
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